آموزش استفاده از ویژگی های پیشرفته سانترال پاناسونیک

سلام دوستان! امروز می خوام از تجربیاتم در استفاده از سانترال پاناسونیک با شما صحبت کنم چند وقت پیش تصمیم گرفتم یه سیستم سانترال بخرم و بعد از کلی تحقیق و مقایسه بالاخره مدل پاناسونیک KX-NS500 رو انتخاب کردم راستش رو بخواید اوایل استفاده ازش خیلی گیج کننده بود چون به هر حال این دستگاه ها برای کسانی که تا حالا با سیستم های سانترال کار نکردن ممکنه کمی پیچیده به نظر بیاد اما با مرور زمان و یادگیری ترفندهاش تبدیل به یکی از دوست داشتنی ترین ابزارهای کاری من شد تو این مقاله قراره بهتون بگم چطور از ویژگی های پیشرفته این دستگاه استفاده کنید و چالش هایی که من داشتم رو توضیح بدم تا شما راحت تر ازش استفاده کنید.

۱ راه اندازی اولیه سانترال پاناسونیک

اول از همه وقتی دستگاه رو خریدید باید مراحل اولیه راه اندازیش رو انجام بدید برای این کار باید دستگاه رو به منبع برق وصل کنید و خطوط تلفن و دستگاه های تلفن رو به درستی به پورت های مربوطه متصل کنید دستگاه KX-NS500 قابلیت اتصال به 12 خط داخلی و 3 خط شهری رو داره که برای بیشتر کسب وکارهای کوچک و متوسط کافیه.

۲ تنظیمات اولیه

بعد از نصب فیزیکی نوبت به تنظیمات نرم افزاری می رسه برای این کار نیاز به یک لپ تاپ یا کامپیوتر دارید که از طریق کابل LAN به سانترال متصل بشه نرم افزار Maintenance Console پاناسونیک ابزاریه که برای پیکربندی و مدیریت دستگاه استفاده می شه با اجرای این نرم افزار می تونید وارد محیط تنظیمات بشید و همه چیز رو از صفر تا صد تنظیم کنید.

۳ برنامه ریزی داخلی ها (Extensions)

یکی از اولین کارهایی که باید انجام بدید برنامه ریزی داخلی هاست برای این کار در محیط Maintenance Console به بخش Extension برید و برای هر کارمند یا دپارتمان یک شماره داخلی تعیین کنید این کار به شما اجازه می ده که تماس های ورودی به راحتی به بخش های مختلف هدایت بشه.

۴ تنظیمات توزیع تماس ها

یکی از ویژگی های مهم سانترال پاناسونیک توانایی مدیریت تماس های ورودی و خروجیه با تنظیم Call Distribution می تونید تعیین کنید که تماس های ورودی به چه شکلی بین کارمندان پخش بشه برای مثال می تونید تعیین کنید که تماس ها ابتدا به داخلی مسئول فروش برن و در صورت عدم پاسخگویی به داخلی مسئول پشتیبانی هدایت بشن.

۵ راه اندازی صندوق صوتی (Voicemail)

سیستم صندوق صوتی به شما این امکان رو می ده که در صورت عدم پاسخگویی به تماس ها پیام های صوتی مشتریان رو ذخیره کنید برای راه اندازی این ویژگی باید در نرم افزار Maintenance Console به بخش Voicemail برید و صندوق صوتی رو برای هر داخلی فعال کنید.

۶ ایجاد و تنظیم گروه های داخلی (Hunt Groups)

گاهی نیاز دارید که تماس های ورودی به گروهی از داخلی ها هدایت بشه مثلا در بخش فروش ممکنه چند نفر به یک شماره داخلی مرتبط باشن برای این کار می تونید از ویژگی Hunt Groups استفاده کنید این قابلیت به شما اجازه می ده که یک گروه از داخلی ها رو تعریف کنید و تماس ها رو به اون گروه هدایت کنید.

۷ برنامه ریزی زمان بندی تماس ها

یکی دیگه از امکانات جالب سانترال پاناسونیک قابلیت برنامه ریزی زمان بندی تماس هاست این امکان به شما اجازه می ده که در ساعات کاری مختلف تماس ها به بخش های مختلف هدایت بشن برای مثال می تونید تنظیم کنید که در ساعات غیر اداری تماس ها مستقیما به صندوق صوتی منتقل بشن.

۸ اتصال به شبکه (Networking)

اگر کسب وکارتون چندین شعبه داره می تونید از قابلیت Networking سانترال پاناسونیک استفاده کنید این ویژگی به شما اجازه می ده که چندین دستگاه سانترال رو به هم متصل کنید و یک شبکه ارتباطی یکپارچه ایجاد کنید این ویژگی برای شرکت های بزرگ با چندین شعبه بسیار کاربردیه.

۹ مشکل اتصال تلفن ها

یکی از مشکلاتی که من داشتم این بود که بعد از نصب چندتا از تلفن ها به درستی کار نمی کردن بعد از کلی بررسی فهمیدم که باید آپدیت فریمور دستگاه رو انجام بدم پس از این که فریمور رو از سایت پاناسونیک دانلود کردم و نصبش کردم مشکل کاملا برطرف شد.

۱۰ تنظیمات پیشرفته تماس های خروجی

اگر نیاز دارید که تماس های خروجی رو مدیریت کنید می تونید از بخش Outgoing Call Management استفاده کنید با این تنظیمات می تونید تعیین کنید که تماس های خروجی از چه خطوطی انجام بشن و حتی می تونید محدودیت هایی برای تماس های خروجی ایجاد کنید مثلا مسدود کردن تماس های بین المللی.

ویژگی	توضیحات
توزیع تماس ها	تنظیم جهت توزیع تماس های ورودی بین داخلی ها
صندوق صوتی	ذخیره پیام های صوتی در صورت عدم پاسخگویی
Hunt Groups	هدایت تماس ها به گروهی از داخلی ها
Networking	اتصال چندین دستگاه سانترال به یکدیگر

نتیجه گیری

در نهایت باید بگم که استفاده از سانترال پاناسونیک با وجود پیچیدگی های اولیه با کمی تلاش و یادگیری به تجربه ای لذت بخش تبدیل می شه این دستگاه ها امکانات زیادی دارن که می تونن به بهبود عملکرد کسب وکار شما کمک کنن اگر در نصب یا استفاده از این دستگاه ها به مشکلی برخوردید ناامید نشید و سعی کنید با مطالعه و تجربه اون مشکلات رو حل کنید.

پرسش و پاسخ

1 چطور می تونم داخلی های بیشتری به سانترال اضافه کنم؟ شما می تونید با استفاده از ماژول های افزایشی (Expansion Modules) تعداد داخلی های دستگاه رو افزایش بدید این ماژول ها به دستگاه اصلی متصل می شن و داخلی های بیشتری رو فراهم می کنن.

2 چرا تماس ها به صندوق صوتی منتقل نمی شن؟ احتمالا تنظیمات صندوق صوتی برای داخلی مورد نظر فعال نشده مطمئن بشید که صندوق صوتی برای داخلی ها فعال و پیکربندی شده باشه.

3 چطور می تونم تماس های خروجی بین المللی رو مسدود کنم؟ برای مسدود کردن تماس های بین المللی می تونید از بخش Outgoing Call Management در Maintenance Console استفاده کنید و محدودیت هایی برای تماس های خروجی تعریف کنید.